檔案室建設將實現(xiàn)智能自動化,實現(xiàn)人防、物防、技防的管理模式.檔案室環(huán)境智能管理、檔案室智能管理與檔案室設備、存儲設備、環(huán)境設備聯(lián)動運行.主要內容包含：檔案室一體化控制管理系統(tǒng)、智能存儲檔案柜、RFID識別盤庫系統(tǒng)、檔案借閱 / 收發(fā)管理系統(tǒng)、氣體消防滅火系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等幾大系統(tǒng)以及其他配套設施.
檔案室及相關辦公場地建設要符合檔案防護的基本要求,實現(xiàn)按功能區(qū)域劃分設計,實現(xiàn)防潮、防水、防火、防盜、 防陽光照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防污染和防有害生物(霉、蟲、鼠)；檔案室地面應光潔、平整、耐磨,設有防止漏電的保護設置,檔案室地面平均承重應為200公斤/平 方米以上,采用密集架時承重應不低于在800公斤/平方米為 宜.完成對所有設計區(qū)域裝修施工及電器設計改造工作.

安裝的智能密集柜其智能性體現(xiàn)在無序存放、有序管理、操作工序簡單方便、功能性強.實現(xiàn)檔案的條目級管理、檔案實物管理、庫房及密集柜內溫濕度的管理控制.一體化智能檔案庫房的建設,既提高了人員的工作效率、降低能源消耗,又節(jié)約了運行成本,實現(xiàn)了人性化管理理念.

一、智能檔案庫房對檔案的管理更有序、無憂

智能檔案庫房具有獨特的保護系統(tǒng)，它可以通過紅外檢測、監(jiān)控錄像、門禁、報警等達到對檔案高度的和保密，不僅可以檢測到人員的出入，還能實時遠程獲取到到檔案的存取息，真正做到了防盜。智能檔案庫房除了對檔案有保護的能力，還對人體有一定的保護，比如防傾倒、漏電保護、防擠壓保護等等。

二、智能檔案庫房對檔案的管理更數(shù)字化。

智能檔案庫房自身就具有數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及條碼管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立，對檔案可以有效的進行備份，保證了電子檔案和實體檔案長時間的存儲，即使實體檔案出現(xiàn)丟失和受損的情況，它也能夠輕松調出電子檔案。此外，通過庫房的條碼系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對檔案進行自動盤點，出庫、入庫、查漏、補缺都更加快捷。

三、智能檔案庫房比普通密集架更“智”

智能檔案庫房的發(fā)展是基于普通密集架的，相比普通手動密集架，智能檔案庫房充分利用了先進的智能技術，增加了多個智能管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案的智能化存取、實現(xiàn)了智能調節(jié)溫度和濕度、實現(xiàn)了對庫房空氣質量的檢測，在一定程度上減少了人工的工作時間和精力，有效的提高了工作效率。

檔案的鑒定
  檔案在一定時期有著重要的歷史意義,但經(jīng)過若干年后,很多檔案已失去原有的價值,要對其進行重新的鑒定,所以說鑒定是做好檔案工作的重要基礎.通過鑒定,對重要檔案實施重點保護,確定檔案的保存價值.對已失去價值的檔案經(jīng)過審批鑒定后可進行銷毀,從而減輕庫房壓力,緩解檔案裝備少的緊張狀況.
  總之,檔案的保護工作是一項長期而又艱巨的任務,要通過各種綜合措施,促使對檔案保護工作的高度重視,促進檔案工作人員刻苦鉆研、認真負責地把檔案保護工作做好,大限度地延長檔案的壽命,從而更好地為各項工作服務.

  隨息化建設應運而生的檔案庫房環(huán)境監(jiān)控管理系統(tǒng),是一款專為保護檔案庫房而設計的多功能遠程集中監(jiān)控系統(tǒng).通過監(jiān)控檔案庫房內溫度、濕度、漏水、煙霧可以起到防潮、防水、防火等效果.當溫濕度過高、發(fā)生漏水等狀況時,系統(tǒng)通過發(fā)、、發(fā)郵件、系統(tǒng)彈窗、現(xiàn)場語音或聲光報警器給管理人員進行報警,讓管理人員可以在短的時間內作出處理措施滿足檔案管理的“八防”要求.通過這一系列的監(jiān)控,使檔案庫房的管理更具科學化、現(xiàn)代化、性能提高到更高的層面.